Inbox zero, czyli jak oczyścić skrzynkę mailową

    inbox-zero

    W dzisiejszych czasach skrzynka mailowa często jest traktowana jak coś bardzo osobistego – taki “mój kawałek internetu”. Problem pojawia się kiedy w tej naszej prywatnej przestrzeni robi się bałagan. Większość serwisów prosi o Twojego emaila, żeby móc się z Tobą komunikować. Niektóre treści są wartościowe, inne nie, ale trudno odróżnić jedne od drugich, kiedy masz 650 nieprzeczytanych wiadomości w skrzynce. Tutaj z pomocą przychodzi koncepcja “Inbox Zero”. Jeśli chcesz oczyścić swoją skrzynkę mailową i odzyskać w niej porządek to zapraszam do wpisu poniżej.

    Co to jest inbox zero ?

    Inbox zero to koncepcja powrotu do podstawowej funkcji skrzynki odbiorczej – działającej podobnie jak tradycyjna skrzynka na listy. Skrzynkę na listy otwierasz, WYCIĄGASZ co jest w środku i PODEJMUJESZ DZIAŁANIE. Nie wkładasz listów z powrotem do skrzynki, bo następnym razem kiedy ją otworzysz to jest tam bałagan, są listy nowe i stare i trudniej cokolwiek znaleźć. W pewnym momencie skrzynka jest za mała i zaczynają się listy wysypywać lub gubić. Tak samo dzieje się w przypadku skrzynki mailowej. Inbox zero pozwala odzyskać nad nią kontrolę.

    No dobra, ale po co?

    Jeśli masz setki wiadomości w skrzynce to możesz sobie wyobrazić jakie to wspaniałe uczucie mieć zero nieprzeczytanych wiadomości :). Odzyskujesz poczucie kontroli i eliminujesz uczucie przytłoczenia, a najlepsze jest to, że gdy już się uporasz z mailami to efekt jest natychmiastowy. Nie musisz czekać wielu tygodni czy miesięcy, żeby zobaczyć efekt. Czyścisz skrzynkę i od razu czujesz się lepiej.
    Łatwiej też znaleźć wszystko czego się potrzebuje i na bieżąco obsługiwać przychodzące wiadomości. Wystarczy wtedy zaledwie kilka czy kilkanaście minut dziennie, żeby ponownie poczuć to wspaniałe uczucie, kiedy osiągnie się inbox zero.

    Wykorzystaj technologię do pomocy

    W przypadku tradycyjnej skrzynki pocztowej mielibyśmy problem z automatyzacją lub wykorzystaniem technologii do pomocy. W przypadku poczty elektronicznej mamy do pomocy mnóstwo narzędzi, które mogą nam pomóc.

    Dobry program pocztowy

    Absolutną podstawą jest dobry program pocztowy. Bez pomocy narzędzi porządkowanie lub bieżąca obsługa wiadomości będzie uciążliwa i zajmie dużo więcej czasu. Dobrym “programem” pocztowym może być oczywiście przeglądarkowa wersja Gmaila, ponieważ zawiera ogrom przydatnych funkcji. Ja ze swojej strony polecam aplikację Spark, która jeszcze rozszerza możliwości Gmaila o dodatkowe funkcje. Trochę więcej o aplikacjach, które polecam znajdziecie w tym wpisie.

    Co nam to daje?

    Zarówno Gmail jak i Spark wspierają wstępną segregację maili. Ułatwia to w pierwszej kolejności obsłużyć maile, które są ważne. Newsletterami czy powiadomieniami można zająć się później.
    Ponadto w przypadku Sparka mamy wsparcie dla gestów, więc dodatkowo możemy np. Usuwać maile jednym przeciągnięciem palca nawet go nie otwierając.

    Sztuczna inteligencja do pomocy

    Jak robiłem porządek w swojej skrzynce to jeszcze takich możliwości nie było. Teraz jeśli miałbym teraz posprzątać mocno zaśmieconą skrzynkę mailową to spróbowałbym zatrudnić do tego sztuczną inteligencję w postaci takich aplikacji jak np. Sanebox. Jakie daje możliwości ? Najpierw sam przeanalizuje Twoje wiadomości i te jego zdaniem “ważne” zostawi w skrzynce odbiorczej, a te ‘mniej ważne’ przeniesie do folderu SaneLater. Co również istotne, będzie się uczył wraz z tym, jak używasz poczty. Niestety jest to aplikacja płatna, ale myślę, że warto by było spróbować chociaż przez bezpłatne 14 dni. Mogłoby okazać się przydatne.

    Ogranicz dopływ nowych wiadomości

    Moim zdaniem warto zacząć porządki w skrzynce mailowej od “zakręcenia kurka” z niepotrzebnymi mailami. Większość z nas ma w swojej skrzynce wiadomości, które są absolutnie bezużyteczne i tylko zabierają naszą uwagę i cenny czas.

    Wyłącz powiadomienia mailowe z różnych serwisów

    Jeśli masz włączone mailowe powiadomienia z Facebooka, że np. ktoś oznaczył Ciebie na zdjęciu lub znajomy polubił zdjęcie kota to momentalnie będziesz miał zapchaną skrzynkę. Wejdź w ustawienia powiadomień i wyłącz wszystkie powiadomienia mailowe.
    Podobnie zrób z każdym innym serwisem, z którego widzisz, że przychodzą wiadomości, które nie są dla Ciebie pożądane.

    Wypisz się z newsletterów, które nie dają Ci wartości

    Dobrze jest mieć zasubskrybowane kilka czy kilkanaście newsletterów, które regularnie czytasz, ale czy naprawdę trzeba być na liście mailingowej sklepu, z którego kupujesz raz w roku albo rzadziej ? Podobnie ze sklepami, które wysyłają Ci oferty co kilka dni, a Ty i tak ich nie czytasz. Wszystkie takie newslettery mają w stopce możliwość wypisania się z listy. Skorzystaj z tego i zostaw tylko te kanały, które faktycznie czytasz i dają Ci wartość.

    Spróbuj zmienić kanał komunikacji

    Moim zdaniem zmorą w sporej części firm jest komunikacja wewnętrzna, która odbywa się za pomocą maili. Dla kogoś, kto chce utrzymać higienę swojej skrzynki mailowej to jest dramat. Nie da się w sensownym czasie ogarnąć skrzynki jeśli masz nieustanny potok wiadomości w stylu “Ok”, “Tak”, “Ja też” itp., które nic nie wnoszą. Mogą za to być z powodzeniem przeniesione na inny kanał komunikacji bardziej synchroniczny np. Slack, Microsoft Teams czy nawet Skype. Można zaproponować, żeby przynajmniej jakaś część została przeniesiona gdzie indziej, a skrzynkę mailową pozostawić np. do komunikacji z klientami czy innymi osobami z zewnątrz organizacji.
    Nie dotyczy to tylko firm, ale różnych grup czy stowarzyszeń również. Zamiast mieć setki maili (lub – uwaga HIT – powiadomień z dziesiątek grup na WhatsAppie) można zaproponować przesiadkę na np. Slacka i tam przenieść część komunikacji. W poprzednim roku zaproponowałem we wspólnocie przesiadkę na Slacka i od tamtego czasu znacząco spadła liczba maili w mojej skrzynce. Teraz zazwyczaj ląduje tam tylko coś, co jest naprawdę ważne.

    Co jeśli mam setki lub tysiące nieprzeczytanych wiadomości?

    Jeśli masz setki nieprzeczytanych lub tysiące wiadomości do obsłużenia to możesz być trochę trudniej za pierwszym razem. Oprócz spróbowania np. Sanebox jest też podejście manualne, które ja stosowałem.

    Starsze niż rok – zaznacz jako przeczytane

    Wszystko co jest starsze niż rok i nieprzeczytane w 99% jest Ci niepotrzebne. Z czystym sumieniem wyszukałbym wszystkie wiadomości starsze niż rok, zaznaczył wszystkie i “oznacz jako przeczytane”.

    W Gmailu można to zrobić wpisując w pasku wyszukiwania before:data, np. before:2019/9/1

    Wyszukaj po nadawcy i usuń

    Jeśli Twój ulubiony sklep przestał być Twoim ulubionym sklepem albo po prostu oferty z niego dotyczyły wyjazdu na majówkę w 2015 roku to spokojnie możesz wyszukać po nadawcy, zaznaczyć wszystkie wiadomości i je po prostu usunąć. Jeśli i tak nie czytasz wiadomości od danego nadawcy to po co je trzymać w skrzynce? Znajdź, zaznacz, usuń.

    Obsługa maili

    Kiedy z grubsza oczyściliśmy skrzynkę z rzeczy, których ewidentnie nie potrzebujemy można przystąpić do właściwego załatwiania maili.

    Zasada 2 min

    Jeśli odpowiedź na maila lub jego obsłużenie zajmie mniej niż 2 minuty to załatw to od razu. Jeśli to jest zapisanie czegoś, wysłanie krótkiej odpowiedzi, kliknięcie w jeden link czy coś podobnego – zrób to niezwłocznie. Następnie maila albo zarchiwizuj albo zostaw jako przeczytany.

    Wiadomość odczytana – można usunąć

    Jeśli wiadomość zawierała informację, która nie wymaga żadnego działania, zapisania jej lub zachowania na później to od razu ją usuń. Oferta ze sklepu, z którego nie zamierzam zamawiać w najbliższym czasie? Usuwam. Temat nowego posta na blogu ulubionego blogera mnie nie interesuje? Usuwam. Mimo, że skrzynki w Gmailu mają dużą pojemność nie ma potrzeby, żeby takie wiadomości trzymać.

    Wymagane działanie – przekieruj do systemu zarządzania zadaniami

    Moje podejście jest takie, że skrzynka mailowa nie jest miejscem do tego, żeby trzymać tam zadania. Jeśli jakaś wiadomość wymaga działania, które zajmie więcej niż 2 minuty to przekierowuję taką wiadomość do programu, w którym zarządzam zadaniami. W moim przypadku jest to Nozbe, ale może to być również Todoist, Trello, Asana, Microsoft Todo lub podobny. Chyba wszystkie te systemy mają taką funkcjonalność, żeby utworzyć swój indywidualny adres email, na który wysłanie wiadomości spowoduje utworzenie się zadania w aplikacji. Ja dodałem swój “adres Nozbe” do kontaktów i każdy taki email przekierowuję do skrzynki spraw w Nozbe. Dodatkową funkcjonalnością jest możliwość dodania od razu projektu lub daty wykonania dodając odpowiedni hashtag w tytule wiadomości. Potem te zadania przeglądam w trakcie przeglądu tygodnia lub, jeśli są ważne i pilne, to przy planowaniu kolejnego dnia.

    Warte zapisania – zapisz w zewnętrznym systemie

    Jeśli wiadomość zawiera ważną wiadomość lub załącznik, który chcę zapisać np. Fakturę, potwierdzenie lotu lub po prostu treść jest warta zapisania to przekierowuję taką wiadomość do Evernote’a (może to być również np. Microsoft OneNote lub podobna). Mam wtedy pewność, że wszystkie ważne rzeczy są w odpowiednim miejscu i nie będę musiał przeszukiwać skrzynki w poszukiwaniu np. faktury. Dodatkowym ułatwieniem jest to, że Evernote ma opcję wyszukiwania również w treści PDFów lub treści, która jest na zdjęciu. Ogromnie to ułatwia odnalezienie potrzebnych dokumentów.

    Inne wskazówki

    Niektórzy odczuwają satysfakcję grupując i układając maile w różne foldery i “zarządzają” pocztą. Moim zdaniem nie ma to zupełnie sensu, bo pocztą nie powinno się “zarządzać” tylko ją “załatwiać”. Proste kilka reguł, które opisałem pomaga szybko i skutecznie rozprawić się z wiadomościami. Zaledwie niewielki procent wiadomości zawiera faktycznie zadania do wykonania, którymi to potem można ewentualnie zarządzać, ale to już w osobnym systemie.

    Podsumowanie

    Inbox zero jak najbardziej jest osiągalne dla każdego. Niektórym uporanie się z tym może zająć kilka godzin, ale zdecydowanie warto. Mam nadzieję, że artykuł okazał się pomocny i zdołasz uporać się ze swoją skrzynką mailową. Jeśli masz jakieś pytania to napisz w komentarzu, a postaram się odpowiedzieć.
    I nie zapomnij podzielić się tym postem ze znajomym, któremu może się to przydać!