Jak szybko pozbyć się papierowych dokumentów?

    paper-sheets

    Przez setki lat ludzie używali papieru jako nośnika informacji. W ostatnich kilkudziesięciu latach papier jest jednak stopniowo wypierany przez nowoczesne technologie. Coraz częściej oprócz wersji papierowej jakiegoś dokumentu jest potrzebna również jego wersja cyfrowa np. faktury lub umowy. Pokażę Ci jak można sobie ułatwić obsługę i przechowywanie dokumentów.

    Bardzo nie lubię pracować z dokumentami papierowymi. Nie lubię ich segregować, przekładać, przeszukiwać. Dlatego od paru lat staram się dążyć w kierunku paperless, czyli pozbywania się papierowych dokumentów. Jeśli nie jestem zmuszony przez prawo do ich przetrzymywania to przenoszę je do formatu cyfrowego. Dlaczego nie lubię papierowych dokumentów ?

    • zajmują miejsce
    • trudno je przeszukiwać
    • kłopotliwe w dostępie i transporcie (trzeba pamiętać, żeby je zabrać i jakoś zabezpieczyć w transporcie, żeby nie zmokły, nie pogniotły się itp)

    Przechowywanie dokumentów w chmurze rozwiązuje wszystkie te problemy. Mam do nich dostęp z dowolnego miejsca na ziemi, mogę je przeszukiwać w ułamku sekundy i nie zajmują fizycznie miejsca.

    Jak to działa ?

    Podstawowa zasada jest taka, że jeśli prawo mi nie nakazuje przechowywania fizycznej kopii dokumentu lub nie jest to naprawdę ważny dokument, który może być w przyszłości potrzebny to domyślnym działaniem jest zrobienie zdjęcia i zachowanie go w chmurze w odpowiednim systemie.

    Jak archiwizować ?

    Jednym ze sposobów tworzenia cyfrowej kopii dokumentów jest zeskanowanie go. Nie każdy ma w domu skaner, ale na pewno w większości biur się takie urządzenie znajdzie. Jest to rozwiązanie wystarczające, ale nie idealne. Nie zawsze przecież masz przy sobie skaner. Oh wait, a może jednak?
    Każdy z nas przecież dysponuje smartfonem z aparatem, który może posłużyć jako narzędzie do digitalizacji dokumentów. Robisz zdjęcie dokumentu i gotowe, można papier wyrzucić :). Ktoś może pomyśleć: w porządku, ale jak będę tak losowo robił zdjęcia i zachowywał je w rolce aparatu to nie będę w stanie znaleźć dokumentu, kiedy go będę potrzebował. No i tu pojawia się pytanie: gdzie to trzymać?

    Gdzie trzymać dokumenty?

    1. Kryterium pierwsze – musi być w miarę bezpiecznie. Nikt nie chce, żeby jego dokumenty gdzieś wyciekły. Pierwszą myślą jest zatem dysk twardy na komputerze lub dysk zewnętrzny. Niby pomysł dobry, ale nie znam nikogo, kto by tak ręcznie przenosił wszystkie dokumenty na zewnętrzny dysk. Problem jest taki, że nie spełnia to kryterium numer 2.
    2. Musi być dostępne z dowolnego miejsca na ziemi. Chciałbym móc z poziomu telefonu znaleźć potrzebne dokumenty i móc je podejrzeć, kiedy tego potrzebuję. Jednym z takich rozwiązań może być dysk w chmurze np. Dropbox, iCloud lub Dysk Google. “W miarę bezpiecznie” jest, chociaż jak coś jest w internecie to nigdy nie można tego traktować jako w pełni bezpieczne, a do tego możemy mieć dostęp do dokumentów cały czas. Problemem jaki tu występuje jest to, że wyszukiwanie po treści dokumentów może być kłopotliwe (aczkolwiek podejrzewam, że Google Photos mogą mieć taką możliwość). I to właśnie jest kryterium numer 3.
    3. Musi umożliwiać łatwe przeszukiwanie. Chciałbym móc w łatwy sposób przeszukiwać zgromadzone dokumenty po treści w nich zawartych. Przykładowo potrzebuję wyniki morfologii z poprzedniego roku lub dwóch, wpisuję np. erytrocyty i dostaję wszystkie moje wyniki badań, które zawierają o nich informacje.

    Ostateczne rozwiązanie?

    Kiedy szukałem odpowiedniego narzędzia natrafiłem na jedno, które mi się szczególnie spodobało – Evernote. Evernote zapewnia mi możliwość stworzenia notatki w formie zdjęcia lub kilku zdjęć, a w wersji premium umożliwia także wyszukiwanie po treści dokumentów. Robię zdjęcie, a on potrafi wyszukać po treści na zdjęciu (how cool is that? 🙂 ). Większość dokumentów archiwizuję właśnie do Evernote’a, natomiast część przechowuję w Dropboxie (dokumentacja firmowa).
    Wiem, że od czasu kiedy zacząłem pracować z Evernotem to konkurencja nie spała i od tego czasu powstało wiele różnych alternatyw. Jedne mniej, inne bardziej nadające się do tego celu. Moim zdaniem warto popatrzeć na przykład na Microsoft OneNote. Niektórzy są fanami AirTable lub Google Keep. Wybierz narzędzie, które Tobie odpowiada i zaczynamy!

    Obsługa dokumentów

    Listy

    Listy w wersji papierowej rzadko kiedy zawierają informacje, które potrzebujemy zachować, więc w większości przypadków po ich przeczytaniu można spokojnie wyrzucić, np.

    • Dostaję nową kartę debetową. Co robię? Czytam treść listu, aktywuję kartę w bankowości internetowej (zasada 2 minut), kartę zachowuję, a list niszczę i wyrzucam.
    • Powiadomienie o zmianie warunków umowy – czytam, (dla chętnych można zrobić fotkę w Evernocie) i wyrzucam
    • Umowa o świadczenie usług – to akurat warto zatrzymać, więc czytam, robię fotkę w Evernocie i chowam do segregatora lub teczki z umowami.

    Dokumenty medyczne

    Wyniki badań lub zalecenia lekarzy warto zachowywać w wersji cyfrowej. Łatwo je potem znaleźć przy kolejnym badaniu i można łatwo zobaczyć co się zmieniło lub pokazać lekarzowi. Nie trzeba ze sobą wtedy nosić całej dokumentacji. Proces wygląda zatem podobnie: fotka i do odpowiedniego folderu w Evernote, a kopia fizyczna do teczki z dokumentami (lub wyrzucić jeśli już nie potrzebujemy np. zaleceń)

    Wizytówki

    Czasem jeszcze spotykam się, że na konferencjach lub spotkaniach biznesowych ludzie wymieniają się wizytówkami. Schowasz gdzieś wizytówkę, a potem jak potrzebujesz znaleźć to nie pamiętasz, gdzie to było. Gdzie zatem je trzymać? Fotka do Evernote’a do folderu wizytówki i można z czystym sumieniem wyrzucić.

    Rachunki za media

    Wersja standardowa – fotka do Evernote’a i wyrzucamy. Wersja bezpieczna – fotka do Evernote’a i chowamy do odpowiedniej teczki.

    Paragony

    Paragony często potrzebujemy mieć w wersji fizycznej, bo tego wymaga sklep. Problem się pojawia, po kilku miesiącach, kiedy to paragon zblakł i nie można nic z niego odczytać. Rozwiązanie podobnie jak powyżej – fotka do Evernote’a, a paragon do teczki z paragonami. Ja stosuję zasadę, że robię tak tylko dla rzeczy powyżej 50 zł, bo zazwyczaj jak coś kosztuje mniej to i tak tego nie reklamuję, więc nie ma potrzeby niepotrzebnie gromadzić papieru.

    Faktury

    Faktury są takimi dokumentami, których nie przetrzymuję w Evernote, ale w Dropboxie. Z prostej przyczyny: zazwyczaj faktury dostaję mailami, a więc są już w formie cyfrowej i łatwiej mi przeciągnąć plik do odpowiedniego folderu na dysku, który jest zsynchronizowany z Dropboxem, niż tworzyć notatkę w Evernote. Jeśli mam faktury papierowe to robię zdjęcie albo skanuję i przenoszę do odpowiedniego folderu na dysku. Jeśli potrzebuję wszystkich faktur do np. Kontroli skarbowej lub z jakiegokolwiek innego powodu to łatwiej mi przeciągnąć folder niż eksportować z Evernote’a.

    Kupony rabatowe i ulotki

    Czasem zdarza mi się dostać ulotkę z kodem rabatowym przy zamówieniu z jakiegoś sklepu internetowego lub znajdę ulotkę z rabatem w skrzynce na listy. Standardowa procedura – fotka do Evernote’a i wyrzucić 🙂

    Instrukcje obsługi lub konserwacji

    Rzadko kiedy zdarza się, żeby instrukcja obsługi zawierała przydatne informacje, ale jeśli takowe występują to też je archiwizuję w formie cyfrowej. Postępowanie podobnie jak w przypadku powyżej.
    Czasami odcinam metki od ubrań i w przypadku, kiedy konserwacja jest niestandardowa to taką metkę również zachowuję w wersji cyfrowej – odciąć, zrobić zdjęcie na tle ubrania, do którego należy (żeby nie pomylić która metka od którego ubrania) i notatkę zapisać, a metkę wyrzucić 🙂

    Dokumenty papierowe

    Nie da się całkowicie wyeliminować papieru, dlatego polecam mieć różne teczki na odpowiednie grupy dokumentów np. osobiste (paszporty, zaświadczenia, certyfikaty), medyczne, umowy (akty notarialne, umowy o świadczenie usług, media, najem), bankowe, paragony. Kilka wystarczy, bo i tak nie będziesz prawdopodobnie często tego przeszukiwać.

    Podsumowanie

    Jak widzisz z wykorzystaniem smartfona i jednej lub dwóch aplikacji można znacząco zredukować liczbę przechowywanych dokumentów papierowych. Stosuję ten system od kilku lat i dokumenty mieszczą mi się w zaledwie kliku teczkach, a do tego błyskawicznie mogę je przeszukać w aplikacji w dowolnym momencie.
    A Ty jak sobie radzisz z dokumentami papierowymi ? Może korzystasz z aplikacji, którą chcesz się podzielić? Daj znać w komentarzu !