Jak zrobić przegląd tygodnia?

    weekly-preview

    W poprzednim wpisie opisałem po krótce co to jest przegląd tygodnia i po co się go wykonuje. Dzisiaj pokażę Ci jak go przeprowadzić. Nie taki przegląd straszny jak się wydaje :). Mój szablon wyewoluował z metody Getting Things Done Davida Allena, ale czasem stosuję też wersję skróconą, która jest inspirowana przez Full Focus System Michaela Hyatta. Więcej o nich poniżej.

    Przygotowanie

    Zbierz wszystkie dokumenty

    Ważne, żeby wszystkie potrzebne rzeczy mieć w jednym miejscu zanim zaczniesz robić przegląd, żeby potem ich nie szukać i nie przerywać sobie w trakcie. Czasem to wymaga zebrania fizycznej korespondencji, czasem jakichś dokumentów w kurtce, torbie, plecaku czy po prostu gdzieś porozrzucanych po domu.

    Wycisz się

    Warto się na chwilkę zatrzymać, wyhamować natłok myśli, oczyścić umysł, wziąć kilka głębokich oddechów. Jestem katolikiem, więc krótko modlę się przed, dziękując Bogu za wspaniałe życie i prosząc o prowadzenie przez cały proces.

    Wyczyść swoją skrzynkę mailową – inbox zero

    To dla tych, którzy utrzymują higienę w swojej skrzynce mailowej – jak masz setki nieprzeczytanych wiadomości to najpierw pewnie będziesz potrzebował uporać się z nimi osobno (upragnione inbox zero – czyli zero nieprzeczytanych maili w skrzynce odbiorczej). Jak to osiągnąć napiszę w osobnym wpisie.
    Chodzi o to, żeby wszystkie zadania mieć w jednym miejscu.

    • Mail, którego obsłużenie zajmuje mniej niż 2 minuty powinien być obsłużony od razu. Szkoda czasu na wrzucanie go w system.
    • Mail, który wymaga działania staje się zadaniem w systemie produktywności (najłatwiej przekierowując maila bezpośrednio na specjalny adres mailowy połączony z Twoim kontem w aplikacji. Ja korzystam z Nozbe, więc wszystko co przekieruję na konkretny adres ląduje jako zadanie w mojej skrzynce spraw)
    • Mail, który wymaga zapisania na później staje się np. Notatką w Evernote, tworzoną też przez przekierowanie maila na specjalny adres

    Przejrzyj katalog “Pobrane” w komputerze

    Przez tydzień potrafi się tam nazbierać sporo wartościowych lub bezwartościowych rzeczy. To co wymaga jakiejś akcji zapisz jako zadanie w systemie produktywności.

    Zapisz wszystko, co zaprząta Ci głowę

    Wszystko co jeszcze nie jest zapisane w formie cyfrowej powinno się tam znaleźć. Dzwoniła mama i chce żebyś coś dla niej zrobił? Zapisz to do skrzynki spraw. Klient napisał smsem, że czegoś potrzebuje? Zapisz to do skrzynki spraw. Masz jakiś super pomysł? Zapisz to do skrzynki spraw.

    Zaczynamy przegląd!

    Spójrz na poprzedni tydzień i zapisz 3 rzeczy, które Ci się udały

    Warto zacząć od pozytywnych spraw. Na pewno coś Ci się w tym tygodniu udało świetnie zrealizować, dobrze jest to zauważyć i docenić. Potem, gdy będziesz przeglądać zadania, które być może nie zostały zrealizowane nie będzie Ci tak źle, bo wiesz, że jednak są rzeczy, które się udały.

    Przejrzyj swoje cele na rok i kwartał

    To jest bardzo istotny punkt, który pozwala nam regularnie wracać do naszych celów i przypominać sobie co jest ważne. Przeglądanie celów nakierowuje nas na to, żeby nadchodzący tydzień zaplanować tak, aby posunąć ich realizację chociaż odrobinę do przodu.

    Przejrzyj swój kalendarz na nadchodzący tydzień i miesiąc

    Zobacz, co Cię czeka w nadchodzącym tygodniu. Może są jakieś ważne spotkania lub terminy, których trzeba dotrzymać. Warto się upewnić czy wszystkie z nich są wciąż aktualne.
    Patrzenie na miesiąc do przodu ma na celu dostrzeżenie większych projektów lub wydarzeń, do których przygotowanie warto zacząć szybciej niż tydzień przed.

    Przejrzyj wszystkie zadania i projekty w skrzynce spraw i projektach

    Tu jest prawdziwe “mięso”. Patrzę na każde zadanie w skrzynce spraw i przypisuję mu odpowiedni projekt, priorytet, termin (jeśli wymaga). Potem przechodzę każdy projekt, zadanie po zadaniu i sprawdzam czy dalej jest aktualne, czy wymaga działania w najbliższym czasie, zmieniam je lub usuwam. Mając wszystko w jednym miejscu łatwo tym zarządzać. Czasami zajmuje to sporo czasu, ale przeglądając wszystkie zadania mam pewność, że niczego nie przegapiłem, o niczym nie zapomniałem i jestem przygotowany na nadchodzący tydzień.

    Wyznacz 3 cele na najbliższy tydzień

    Wiedząc już co będzie się działo w nadchodzącym tygodniu (bo przejrzeliśmy kalendarz), wiedząc co jest ważne lub pilne (bo przejrzeliśmy wszystkie zadania), można zaplanować cele na tydzień. Ja wyznaczam zazwyczaj max 3. Staram się, żeby były one w zgodzie z celami na rok i kwartał. Odradzam planowanie więcej niż trzech, ze względu na to, że potem trudno skupić się na tym co istotne – jak wszystko jest tak samo ważne to jest problem z odpowiednią alokacją czasu, a gdy mamy 3 główne cele na tydzień to w przypadku wątpliwości wiadomo, co wybrać. Cele zapisuję w notatce w Evernote, żeby móc do nich łatwo wrócić w ciągu tygodnia.

    Zakończenie

    Opcjonalne kroki

    Jeśli masz jeszcze trochę czasu lub po prostu jesteś pełen energii po zakończonym przeglądzie to warto rozważyć kilka opcjonalnych kroków

    Posprzątaj biurko

    Wyczyszczenie przestrzeni wokół siebie pomaga w skupieniu i nie odciąga uwagi. Warto pozbyć się zbędnych rzeczy z biurka przynajmniej raz w tygodniu.

    Zrób porządek na dysku twardym

    Regularne sprzątanie w folderze Pobrane ułatwia funkcjonowanie na co dzień. Czasem warto spojrzeć w faktury, dokumenty i ogarniać je na bieżąco. Zazwyczaj pracy nie jest dużo, a głowa spokojniejsza 🙂

    Zaplanuj swoją regenerację

    Niektórzy mają problem z odpowiednim odcięciem się od pracy i intencjonalnym poświęceniem czasu na wypoczynek i regenerację. Jeśli jesteś jedną z tych osób to warto zastanowić się jak i kiedy w najbliższym tygodniu możesz zadbać o siebie w takich obszarach jak:

    • sen
    • odpowiednie jedzenie
    • spotkania ze znajomymi lub rodziną
    • aktywność fizyczna
    • gry/zabawy/hobby/coś robione dla samej satysfakcji robienia tego

    FAQ

    Gdzie robić przegląd?

    Rób tam, gdzie Ci wygodnie. Niektórzy robią przy biurku tam, gdzie pracują. Inni idą do kawiarni i zamawiają sobie kawę i ciasto, a jeszcze inni siadają na fotelu lub na balkonie i piją piwo lub drinka. Wybierze miejsce, które jest wygodne i najlepiej, żeby dobrze Ci się kojarzyło. To ma być przyjemność, a nie smutny obowiązek. W końcu uwalniasz swoją głowę od natłoku spraw 🙂

    Kiedy robić przegląd?

    Jest kilka różnych podejść do tego kiedy najlepiej robić przegląd. Najczęściej słyszę o przeglądzie robionym w piątek. Ma to sens, zwłaszcza po skończonym tygodniu pracy, a przed rozpoczęciem weekendu. Wykonując przegląd przed weekendem oczyszczamy umysł i zamykamy etap związany z pracą, mogąc skupić się w pełni na odpoczynku w weekend.
    Innym podejściem jest to, kiedy przegląd robimy w niedzielę wieczorem, przed kolejnym tygodniem pracy. Niektórym to służy, jednak ja osobiście nie stosuję tego, ponieważ w niedzielę nie robię nic związanego z pracą. Poświęcam niedzielę dla rodziny i znajomych skupiając się na budowaniu relacji. Przegląd tego dnia zaburzałby tę koncepcję.
    Oczywiście wszystko zależy od sytuacji życiowej. Kiedyś robiłem przegląd w piątek po południu, ale zbyt wiele razy mi on “wypadał”, ze względu na spotkania lub wyjazdy tuż po pracy. Próbowałem przenieść na godzinę 12 lub 15, ale to jeszcze wydawało mi się zbyt szybko, bo nie zawsze zdążyłem skończyć pracę do tej godziny. Aktualnie przegląd wykonuję w soboty koło południa, kiedy córeczka pójdzie spać i jest chwila spokoju w ciągu dnia. Nie jest to podejście idealne, ale na ten moment wystarczające 🙂

    Co jeśli nie mam zbyt wiele czasu na przegląd?

    Kiedy nie mam tyle czasu, żeby na spokojnie przeprowadzić przegląd lub np. Wyjeżdżam na weekend i nie ma na to w ogóle czasu, to stosuję przegląd skrócony inspirowany Full Focus Systemem Michaela Hyatta.
    Jak on wygląda?

    1. Spójrz na miniony tydzień w kalendarzu i znajdź 3 rzeczy, które się udały.
    2. Spójrz na kalendarz na nadchodzący tydzień
    3. Przejrzyj skrzynkę spraw szukając zadań, które mogą być istotne w najbliższym tygodniu
    4. Przejrzyj cele, projekty, wydarzenia, terminy i zadania, które mogą być ważne w najbliższych dniach.
    5. Wyznacz 3 cele na ten tydzień
    6. Opcjonalnie: Zaplanuj swoją regenerację

    A co jak ominę przegląd?

    Zrób wersję skróconą w poniedziałek rano i spróbuj pod koniec tygodnia wrócić do pełnej wersji.

    Podsumowanie

    Mam nadzieję, że udało mi się przybliżyć sposób przeprowadzania przeglądu tygodnia. Jeśli chciałbyś skorzystać z mojego szablonu Nozbe to link do niego znajdziesz tutaj: wersja z jednym zadaniem lub wersja z projektem. Liczę, że w najbliższym czasie Tobie również uda się go przeprowadzić. Pamiętaj, że to tylko narzędzie i ono ma służyć Tobie, ma ci pomagać. Nie ma się co zniechęcać jeśli w jakimś tygodniu się nie uda lub nie wszystko wyjdzie tak jak chciałeś. Z czasem idzie łatwiej i szybciej.
    Jeśli masz jakieś pytania lub uwagi to daj znać w komentarzach. Chętnie pomogę i odpowiem.
    A jeśli uważasz, że artykuł jest wartościowy, podziel się nim ze znajomymi !